Správa seznamu příjemců

Správa příjemců se nalézá v hlavním menu Příjemci.

Seznamy příjemců jsou rozděleny pod jednotlivé záložky:

• Aktivní - aktivní seznamy příjemců byly v posledním kalendářním měsíci upravovány, nebo na ně byla zaslána kampaň.
• Neaktivní - neaktivní seznamy příjemců v posledním kalendářním měsíci upravovány nebyly a ani na ně nebyla zasílána žádná kampaň.
• Vypnuté - vypnuté seznamy příjemců jsou takové, které byly manuálně vypnuty (tlačítkem Vypnout, jež je umístěné v řádku u každého seznamu). Na vypnuté seznamy příjemců nebude odeslána jediná kampaň.
• Všechny - všechny seznamy příjemců, které databáze obsahuje.

Najetí kurzorem myši na řádek náležející konkrétní kampani, zobrazí další možnosti práce se seznamem:

• Vypnout / Zapnout - kliknutí na tlačítko Vypnout / Zapnout, vypne či naopak znovu zapne příslušný seznam příjemců. Na vypnutý seznam příjemců není možné odeslat jakoukoli kampaň.
• Příjemci - zobrazí jednotlivé příjemce, kteří náležejí k příslušnému seznamu. Příjemce je možné zobrazit i kliknutím na název seznamu příjemců.
• Upravit - umožní editaci názvu a popisu seznamu příjemců.
• Smazat - odstraní seznam příjemců z databáze. Toto odstranění bude trvalé a společně se sezname příjemců se odstraní i veškeré statistiky a získané údaje o příjemcích (např. o jejich odhlášení).

Vytvořit seznam příjemců

Nový seznam příjemců se vytvoří kliknutím na tlačítko Přidat nový seznam. Zobrazí se formulář, ve kterém se vyplní název nového seznamu příjemců, jeho bližší popis a klikne se na tlačítko Uložit.

Nově vytvořený seznam příjemců se zobrazí v přehledu.

Přidat příjemce

Existují dva základní způsoby, jak přidat nového příjemce do seznamu: automaticky (hromadný import) a manuálně (vkládání příjemců po jednom).

Dále je možné nechat automaticky načítat aktuální informace o příjemcích pomocí datových zdrojů.

Mailkit je zároveň schopen vygenerovat přihlašovací kódy, které si můžete umístit na vaše webové stránky, aby jste tak umožnili návštěvníkům zaregistrovat se do seznamu příjemců pro odebírání emailů.

Manuální přidávání příjemců

Nejprve je nutné otevřít ten seznam příjemců, do kterého má být nový příjemce zadán - a to buď kliknutím na jeho název nebo na tlačítko Příjemci v příslušném řádku u konkrétního seznamu. Po otevření seznamu příjemců se klikne na tlačítko Přidat příjemce a bude zobrazen formulář na vyplnění údajů o vkládaném příjemci.

Tento formulář obsahuje veškeré informace, které je možné o příjemci v systému vést. Josu to jak osobní informace (jako jméno a pohlaví), kontaktní informace (jako email a telefon), adresa a také vlastní informace (až 25 libovolných polí).
Nejpodstatnějšími detaily příjemce jsou jeho emailová adresa (bez uvedení platné emailové adresy nebude příjemce zaznamenán do databáze) a jeho status (viz. níže Stav příjemce). Ostatní detaily mohou být použity např. pro personalizaci vašich kampaní - aby tak kampaně měly osobitější charakter.

Import seznamu příjemců

Pro import seznamu příjemců je možné použít jakýkoli soubor ve formátu CSV, XLS, vCard i LDIF.

Před počátkem importu je nutné nejprve otevřít ten seznam příjemců, do kterého mají být noví příjemci hromadně importováni - a to buď kliknutím na jeho název nebo na tlačítko Příjemci v příslušném řádku u konkrétního seznamu. Po otevření seznamu se klikne na tlačítko Import a v novém okně se zobrazí první část průvodce importem.

Pomocí tlačítka Procházet se zvolí soubor pro import, z roletkové lišty se vybere, o jaký typ podporovaného formátu se jedná a klikne se na Pokračovat.

Zobrazí se další část průvodce importem. Systém se snaží automaticky rozeznat všechny parametry Vašeho importovaného souboru. V závislosti na formátu importovaného souboru bude někdy nutné změnit ručně parametry tak, aby importovaná data odpovídala skutečnosti (např. výběr kódování v roletkové liště - u CSV formátů). Aktuální výstup je vidět hned pod konfigurací.
(Obrázek zobrazuje výstup při importu CSV souboru.)

Ve chvíli, kdy náhled Vašeho importu ukazuje správná data (např. správné kódovaní české diakritiky), přiřadí se ke každému sloupci odpovídající význam (typ pole, do kterého má být údaj importován). Sloupce, ke kterým nebude nic přiřazeno, nebudou importovány. Rovněž nebude importován soubor, ve kterém nedošlo k přiřazení emailu k jednomu sloupci.

Pokud se importem aktualizuje stávající seznam příjemců o nová data, lze v roletkové liště nastavit Stav příjemců chybějících v importu na Odhlášené či Neaktivní.

Importem lze rovněž aktualizovat stav příjemce. Stačí mít v příslušném sloupci u každého příjemce hodnotu stavu:

• enabled (stav aktivní)
• disabled (stav neaktivní)
• unknown (stav neznámý)
• temporary (stav dočasně nedostupný)
• permanent (stav trvale nedostupný)
• unsubscribe (stav odhlášený)

Jakmile byly označeny všechny sloupce určené k importu, náhled ukazuje správná data, vhodně rozdělená do sloupců - je možné dokončit import kliknutím na tlačítko Dokončit. Tím se zavře okno s průvodcem importem a seznam příjemců se rozšíří o importovaná data.

Základní stav všech příjemců je neznámý. To se změní po prvním doručení Vaší kampaně do příjemcovy emailové schránky (viz. níže Stav příjemce).

Stav příjemce

Mailkit rozlišuje 6 úrovní stavu příjemce.

• neznámý - základní status adresáta uvedeného v seznamu příjemců. Tento stav znamená, že zde není jediná ověřená informace o existenci tohoto příjemce. Buď mu ještě nebyla odeslána jediná kampaň, nebo byla, ale příjemce si ji prokazatelně nepřečetl, ani neklikl na žádný odkaz.
• aktivní - příjemce s aktivním statusem má ověřenou existenci. Adresát buď obdržel email a skrytý obrázek pro sledování byl zobrazen v jeho prohlížeči, což poskytlo důkaz o jeho existenci, nebo klikl na odkaz uvedený v obdrženém emailu.
• odhlášený - příjemce obdržel email, v němž klikl na odkaz pro odhlášení ze seznamu příjemců. Žádná jiná budoucí kampaň mu již nebude doručena.
• dočasně nedostupný - příjemci s tímto stavem nemohla být doručena zpráva, jelikož jeho emailová schránka je dočasně mimo provoz (ale existuje). Pokud je příjemce třikrát za sebou dočasně nedostupný, stává se trvale nedostupným.
• trvale nedostupný - příjemcova emailová schránka je trvale mimo provoz (neexistuje). Na tyto adresy se Mailkit již nepokouší odesílat žádné další kampaně.
• neaktivní - toto je jediný stav příjemce, který neurčuje Mailkit automatizovaně, ale který si uživatel musí určit sám. Tento stav příjemce se např. používá pro filtrování příjemců v rámci seznamu. Na neaktivní příjemce nejsou odesílány kampaně.

Filtrování příjemců

Funkce filtrování příjemců umožňuje pokročilou práci se seznamy příjemců. Prostřednictvím jednoduchých podmínek se vyselektují žádaní příjemci, se kterými bude možné následně dále pracovat (např. vytvořit nový seznam příjemců, hromadně upravit data, kopírovat, přesouvat či odstranit). Filtry lze aplikovat na jeden, několik, či na všechny seznamy příjemců uvedené v databázi Mailkit účtu.

Pro vytvoření nového filtru se nejprve klikne na tlačítko Filtrování příjemců, které se nalézá pod přehledem seznamů příjemců. Zobrazí se formulář, ve kterém se vytvoří pravidla filtru.

• Použité seznamy - z roletkové lišty se zvolí, na který seznam, či seznamy se bude filtr aplikovat. Pomocí tlačítka Ctrl je možné vybrat seznamů více.
• Filtrovat podle - z roletkové lišty se vybírá, podle kterého údaje uvedeného v detailech příjemců se bude provádět filtr.
• Podmínka - z roletkové lišty se zvolí, zda výše vybraný údaj bude roven, nebude roven, bude obsahovat, nebude obsahovat, bude menší, nebo bude větší než níže uvedená hodnota.
• Hodnota - určí se výsledná hodnota filtru. Hodnota se vybírá buď z roletkové lišty (v případě neměnných hodnot - např. stav), nebo se vpisuje do textového pole (v případě proměnných hodnot - např. email).

Pravidlo se vytvoří kliknutím na tlačítko Přidat nové pravidlo. Vytvořené pravidlo se zobrazí ve výpisu Aktivních pravidel.
Při tvorbě vícero pravidel se postupuje obdobně. Vytvoří se podmínky, zvolí se, zda další pravidlo má být připojené k předchozímu pomocí operátoru A či NEBO a klikne se na tlačítko Vložit pravidlo (pokud se vkládá k již existujícímu filtru) nebo na tlačítko Přidat nové pravidlo (pokud se vytváří filtr nový).

Jakmile jsou všechna pravidla vložená, může být filtr aplikován kliknutím na tlačítko Provést filtr. Následně se zobrazí všichni odpovídající příjemci, které bude možné dále zpracovávat.

Příjemce lze dále zpracovávat následovně:

• Pokud se mají dále zpracovat pouze vybraní příjemci, tito příjemci se označí v zaškrtávacím políčku. Pokud se mají dále zpracovávat všichni příjemci, není nutné je všechny označovat, ale vybere se tato skutečnost z roletkové lišty ve spodní části formuláře.
• Následně se v roletkové liště zvolí, jaká činnost má být s příjemci provedena. Na výběr je:
  • zkopírovat - zkopíruje příjemce do již existujícího seznamu
  • přesunout - přesune příjemce do jiného seznamu
  • smazat - příjemce odstraní z databáze (budou s nimi odstraněna i veškerá získaná data o těchto příjemcích)
  • nastavit hodnotu - hromadně nastaví příjemcům stejnou hodnotu u jakékoli proměnné (proměnná i její hodnota se zvolí libovolně)
  • zkopírovat do nového seznamu příjemců - zkopíruje do nového seznamu příjemců (zároveň i vytvoří nový seznam)

Celý proces filtrování příjemců se dokončí kliknutím na tlačítko Zpracovat záznamy.